Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe Horecarte BV, handelend als Deposiq (“Deposiq”, “wij”, “ons”), persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website deposiq.com en onze applicatie app.deposiq.com (samen de “Dienst”) gebruikt.

1. Wie we zijn

De Dienst wordt beheerd door Horecarte BV, een in Nederland gevestigde onderneming (KvK [number], vestigingsadres [address], btw [number]). Voor vragen over dit beleid of je gegevens, mail ons op privacy@deposiq.com.

2. Onze twee rollen

We verwerken persoonsgegevens in twee verschillende hoedanigheden:

• Als verwerkingsverantwoordelijke — voor gegevens over onze eigen klanten (de ondernemers die een Deposiq-account openen) en bezoekers van onze website: accountgegevens, facturatiegegevens en supportcorrespondentie.
• Als verwerker — voor gegevens die een ondernemer via Deposiq van zijn eigen gasten verzamelt (bijvoorbeeld de naam van een gast, contactgegevens en borgbewijs). Hier is de ondernemer de verantwoordelijke; wij verwerken deze gegevens uitsluitend om hem de Dienst te leveren, op grond van de Verwerkersovereenkomst.

3. Wat we verzamelen

Accountgegevens ondernemer

• Naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en wachtwoord (gehasht opgeslagen).
• Abonnement, gebruiksaantallen en facturatiegegevens.
• Koppelingsgegevens van de betaalprovider (bv. je Stripe- of Mollie-accountidentificatie — nooit de kaartnummers van je klanten).
• Supportberichten en tickets.

Gast- & borggegevens (verwerkt voor de ondernemer)

• Naam, e-mail en/of telefoonnummer van de gast, ingevoerd door de ondernemer.
• Borgbedrag, status, methode en tijdlijn van gebeurtenissen.
• Bewijs geupload door de ondernemer (foto’s, documenten), voorzien van een SHA-256-vingerafdruk.
• Technische gegevens zoals IP-adres en tijdstempel, vastgelegd bij gasthandelingen, voor audit- en fraudepreventiedoeleinden.

4. Cookies

Onze website gebruikt geen analytics-, advertentie- of trackingcookies van derden, en geen trackingscripts. De applicatie plaatst een enkele strikt noodzakelijke sessiecookie zodat je ingelogd blijft. Omdat deze cookie essentieel is voor een door jou gevraagde dienst, is deze vrijgesteld van toestemming onder de ePrivacy-richtlijn — daarom zie je geen cookiebanner. Mochten we ooit analytics- of marketingcookies invoeren, dan vragen we eerst je toestemming.

5. Waarom we gegevens verwerken (rechtsgronden)

• Uitvoering van een overeenkomst — om de Dienst te leveren waarvoor je je hebt aangemeld.
• Gerechtvaardigde belangen — om de Dienst te beveiligen, misbruik te voorkomen en het product te verbeteren.
• Wettelijke verplichting — om te voldoen aan boekhoud- en belastingverplichtingen.
• Toestemming — waar specifiek gevraagd (bv. optionele communicatie).

6. Betalingen

Deposiq is geen betaalinstelling en houdt of verplaatst je gelden nooit. Kaartborgen lopen via de eigen Stripe- of Mollie-rekening van de ondernemer. We ontvangen of bewaren nooit volledige kaartnummers; kaartgegevens worden verwerkt door de PCI-DSS-gecertificeerde betaalprovider.

7. Subverwerkers

We gebruiken een klein aantal zorgvuldig geselecteerde providers om de Dienst te laten draaien. Allen zijn gevestigd in de Europese Unie:

8. Internationale doorgifte

Persoonsgegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. We geven geen persoonsgegevens door buiten de EU/EER. Mocht dat ooit veranderen, dan baseren we ons op een passende waarborg zoals de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Hoe lang we gegevens bewaren

Accountgegevens van de ondernemer worden bewaard zolang je account actief is en gedurende een redelijke periode daarna, en langer waar de wet dit vereist (bv. Nederlandse fiscale bewaarplicht). Gast- en borggegevens worden bewaard volgens de instructies van de ondernemer en worden verwijderd of geretourneerd wanneer onze overeenkomst met de ondernemer eindigt, behoudens wettelijke bewaarplichten waaraan de ondernemer gebonden is.

10. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking en bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens, en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Om een recht uit te oefenen, mail privacy@deposiq.com. Als je gegevens door een ondernemer via Deposiq zijn verzameld, sturen we je verzoek door naar die ondernemer, die de verantwoordelijke is. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Beveiliging

We passen technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen, beschreven op onze Beveiliging -pagina.

12. Wijzigingen

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. Wezenlijke wijzigingen worden via de Dienst aangekondigd. De datum bovenaan toont wanneer het voor het laatst is herzien.

13. Contact

Horecarte BV — privacy@deposiq.com.